Eine Namensaktie lautet auf den Namen, nicht auf den Inhaber, d.h. die Aktionäre sind der Gesellschaft bekannt. Hierfür führt eine Gesellschaft mit Namensaktien ein Aktienregister. In dieses wird nach § 67 Aktiengesetz jeder Aktionär unter Angabe des Namens, Geburtsdatums und der Adresse sowie der Stückzahl der gehaltenen Aktien eingetragen. Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt als Aktionär nur, wer im Aktienregister eingetragen ist.

Ein Aktionär kann der Eintragung ins Aktienregister widersprechen. In diesem Fall wird die depotführende Bank aufgefordert, sich an seiner Stelle ins Aktienregister eintragen zu lassen. Gegenüber der Gesellschaft gilt dann die Depotbank als Aktionär.

Nein, die Daten werden nicht weitergemeldet, sie dürfen ausschließlich für die gesetzlich vorgegebenen Zwecke der Aktienregisterführung der jeweiligen Gesellschaft und die damit verbundenen Aufgaben verwendet werden (z.B. Versand der Hauptversammlungseinladung). Eine Weitergabe erfolgt nicht an Dritte. Darüber hinaus ist zudem die Nutzung der Daten durch das Unternehmen für die Information der Aktionäre zulässig. Dies wird von einigen Unternehmen für den - meist elektronischen - Versand von Newslettern, z.B. zu Quartalszahlen genutzt.

Jeder Aktionär hat nur das Recht, die zu seiner Person im Aktienregister eingetragenen Daten einzusehen, nicht aber die Daten anderer Aktionäre. Das Aktienregister ist also insbesondere auch nicht öffentlich zugänglich. Möchte ein Aktionär seinen Aktienregistereintrag einsehen, so erfolgt dies grundsätzlich am Sitz der Gesellschaft. In einigen Fällen bieten Unternehmen zusätzlich die Möglichkeit einer Einsichtnahme über das Internet, oft verbunden mit der Option zur Aktualisierung der eigenen Adressdaten.

Bei Namensaktien erfolgt der Einladungsversand an die im Aktienregister eingetragenen Aktionäre durch die Gesellschaft, nicht, wie bei Inhaberaktien, über die Depotbanken. Üblicherweise übernimmt, gerade bei größeren Aktionärszahlen, den Einladungsversand dann ein Dienstleister, z.B. der Aktienregisterführer. Durch den zentralen Versand ohne Einschaltung der Depotbanken ergeben sich oft erhebliche Kosteneinsparungen.

Bei Namensaktien hat die Gesellschaft die Möglichkeit, den zentralen Einladungsversand in einer großen Bandbreite selbst zu gestalten. Dazu gehört z.B. die Festlegung des Versandformats. Zusammen mit Portooptimierungen durch einen zentralen Versand ergeben sich gerade für Gesellschaften mit größeren Aktionärszahlen typischerweise erhebliche Kosteneinsparungen gegenüber dem dezentralen Versand über die Depotbanken bei Inhaberaktien, der dort nach Gebührenverordnung abgerechnet wird.

Mit der Namensaktie kann die Gesellschaft die gesetzlichen Möglichkeiten zur elektronischen Kommunikation mit dem Aktionär optimal nutzen. Dazu gehört der elektronische Versand der Einladung zur Hauptversammlung, der aktuell nur bei Gesellschaften mit Namensaktien in größerem Umfang möglich ist. Dies liegt daran, dass es nur mit der Namensaktie möglich ist, die Zustimmung des Aktionärs zum direkten elektronischen Versand der HV-Einladung einzuholen. Daneben ist die elektronische Rückmeldung der Aktionäre bei Gesellschaften mit Namensaktien weit verbreitet. Insbesondere kann der Aktionär hier die Anmeldung zur Hauptversammlung über einen Online-Service direkt nach Erhalt der Einladung zur Hauptversammlung in einem einzigen Transaktionsschritt vornehmen. Bei Gesellschaften mit Inhaberaktien sind hier mehrere Kommunikationsschritte erforderlich, da die jeweilige Depotbank des Aktionärs in den Anmeldeprozess integriert werden muss.

Der Gesetzgeber bietet seit einigen Jahren Gesellschaften – unabhängig davon, ob sie Namens- oder Inhaberaktien haben – an, den Aktionären die Stimmabgabe ohne Teilnahme an der Hauptversammlung zu ermöglichen. Die Briefwahl (oder über elektronische Medien: Online-Briefwahl) wird seitdem bei immer mehr Gesellschaften in Deutschland angeboten und hat sich inzwischen als Standardinstrument etabliert.

Durch die enge Verzahnung der Prozesse in der Vorbereitung der Hauptversammlung zum Aktienregister ist es sinnvoll, auch die Anmeldephase zur Hauptversammlung durch den Aktienregisterführer durchführen zu lassen. Dadurch können Bestandsveränderungen direkt mit den Prozessen zum Einladungsversand und zur Verarbeitung der rücklaufenden Anmeldungen abgeglichen werden. Es entsteht ein hochaktuelles Bild über den aktuellen Anmeldebestand, das für Proxy-Solicitation-Kampagnen und Prognosen zum Verlauf der Hauptversammlung verwendet werden kann.