Vorbereitung und Unterstützung von Hauptversammlungen

Unsere Services zu Hauptversammlungen

ADEUS begleitet den Emittenten als Komplettdienstleister bei seiner Hauptversammlung von der vorbereitenden Planung bis hin zur erfolgreichen Durchführung des Hauptversammlungstags über alle dazugehörigen Projektschritte.

Wir bieten für alle Bestandteile praxiserprobte Lösungen an. Dies beginnt für Emittenten mit Namensaktien mit dem Einladungsversand per Post und auf elektronischem Wege. Der Aktionär kann sich auf verschiedenen Wegen zur Hauptversammlung anmelden. ADEUS bietet neben der Verarbeitung von per Post, Fax und E-Mail eingehenden Anmeldungen auch einen Online-Service an.

Für Gesellschaften mit Inhaberaktien stellt ADEUS die Anmeldestelle inkl. Versand der Eintrittskarten. Auch hier kann ein Online-Service zur Abgabe von Vollmachten und Weisungen bzw. Briefwahlstimmen ergänzt werden.

Eine Aktionärshotline unterstützt den Emittenten dabei, die Rückfragen der Aktionäre zu beantworten.

Für die Ansprache von Investoren vor und während der Anmeldephase unterstützt ADEUS den Emittenten mit der Proxy-Solicitation-Kampagne bei der Vorbereitung und Kommunikation der Tagesordnung.

Am HV-Tag führt ADEUS die komplette aktienrechtliche Abwicklung durch. Dazu gehört die Präsenzerfassung an den Einlass- und Sonderschaltern, die Ermittlung der Abstimmergebnisse sowie die Unterstützung des Frage- und Antwortprozesses der Experten und Bühnenmitglieder durch ein Q&A-System.

Wir begleiten alle Stufen des HV-Projekts durch ein aussagekräftiges Reporting für den Emittenten.

Projektmanagement zur Hauptversammlung

Ein erfahrener ADEUS Projektleiter ist während des gesamten HV-Projekts Ihr zentraler Ansprechpartner. Mit Übersicht und einem detaillierten Termin- und Aktivitätenplan für das Gesamtprojekt stellt er sicher, dass alle Vorbereitungsmaßnahmen fristgerecht erfolgen.

Mit unserem detaillierten Termin- und Aktivitätenplan koordinieren wir vorausschauend die einzelnen Projektschritte und sorgen für die Einhaltung aller Fristen. Umfangreiche Checks zur Qualitätssicherung sind an verschiedenen Punkten des Projekts fest eingeplant.

Einladungsversand zur Hauptversammlung

Der termingerechte Einladungsversand an die im Aktienregister eingetragenen Aktionäre gehört zu den Kernelementen der Hauptversammlungsvorbereitung.

ADEUS übernimmt dabei die komplette Prozesskette von der Abstimmung und dem Layout der Versandstücke (Anschreiben, Anmeldeformular, Eintrittskarte, weitere Beilagen) bis hin zur detaillierten Dokumentation des Einladungsversands. Über elektronische Schnittstellen zur Deutsche Post AG werden Auflieferinformationen und Informationen über Unzustellbarkeiten nach STARiS® übernommen und stehen so für Auswertungen und bei Aktionärsanfragen direkt zur Verfügung.

Zur Qualität des ADEUS Versandprozesses gehören absolute Termintreue und eine 100%-Auflieferung durch Closed Loop-Produktion.

Für den elektronischen Versand hat ADEUS schon 2003 ein Verfahren etabliert, mit dem Aktionäre per E-Mail rechtssicher und unter Berücksichtigung strenger Datenschutz- und Datensicherheitsvorgaben zur Hauptversammlung eingeladen werden. Inzwischen werden für Gesellschaften mehr als die Hälfte aller Einladungen elektronisch versandt. Dabei können auch von Depotbanken gemeldete E-Mail-Adressen genutzt werden.

Anmeldeverarbeitung

ADEUS verarbeitet alle Anmeldungen im Anmeldesystem in STARiS® nach Verarbeitungsregeln, die mit der Gesellschaft im Vorfeld abgestimmt werden. Dabei laufen die Anmeldungen bei Gesellschaften mit Namensaktien von Privataktionären oder von Institutionellen, Kreditinstituten oder Aktionärsvereinigungen per Post, per Fax und per E-Mail sowie über einen Online-Service ein. Alle Transaktionen sind über ein Belegarchiv (DMS) recherchierbar, um so zu allen Zeitpunkten den Anmeldestatus revisionssicher abrufen zu können. Bei Inhaberaktien stellt ADEUS die Anmeldestelle und verarbeitet die Meldungen der Depotbanken. Zukünftig wird in der Kommunikation mit den Depotbanken der Datenaustausch über Swift eingeführt werden. ADEUS ist hierfür mit einer eigenen Swift-Kennung bestens vorbereitet.

Die bestellten Eintritts- und Gastkarten werden täglich versandt. Die Vollmachten und Weisungen für die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft, für Kreditinstitute oder Aktionärsvereinigungen sowie die per Briefwahl abgegebenen Stimmen stehen direkt mit der Verarbeitung zu Auswertezwecken zur Verfügung. Die Integration von Aktienregister und Anmeldemodul in der Software STARiS® berücksichtigt Bestandsveränderungen und Adressaktualisierungen aus unterschiedlichen Quellen direkt in allen Prozessen.

Online-Service für Aktionäre

Der ADEUS Online-Service STARvote bieten Aktionären eine einfache und komfortable Möglichkeit der Kommunikation mit der Gesellschaft und ist seit der Ersteinführung im Jahr 2001 kontinuierlich erweitert worden.

STARvote bietet den kompletten Funktionsumfang von der Bestellung von Eintrittskarten über die Online-Briefwahl bis hin zur Vollmachtserteilung mit Weisungsabgabe an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft, Kreditinstitute oder Aktionärsvereinigungen. Eintrittskarten können direkt vom Aktionär gedruckt oder als Handy Eintrittskarte elektronisch auf einem Smartphone für den papierlosen Zugang am HV-Tag verwendet werden. Für den HV-Tag bietet STARvote die Möglichkeit, den Videostreaming der Hauptversammlung in einem HV-Cockpit zu integrieren. Für die virtuelle Hauptversammlung ermöglicht der Online-Service die Einreichung von Stellungnahmen in Text- oder Videoform. Die Wortmeldung und die elektronische Zuschaltung über einen virtuellen Warteraum sind einfach zu bedienen und haben sich in der Praxis für Aktionäre und Emittenten bewährt.

Über die Hauptversammlung hinaus bietet der ADEUS Online-Service bei Namensaktien die Möglichkeit der Aktienregistereinsicht und der Änderung der Adressdaten für die Einladung zur Hauptversammlung.

Der ADEUS Online-Service STARvote lässt sich an die grafischen Vorgaben des Emittenten (Corporate Design) anpassen – die Texte lassen sich zweisprachig individuell konfigurieren.

Für den Betrieb des Online-Service setzt ADEUS auf eine hochverfügbare und hochsichere Plattform. Regelmäßige interne und externe Tests bestätigen die hohe Qualität der eingesetzten Infrastruktur.

Aktionärshotline

Die Aktionärshotline beantwortet Anfragen von Aktionären per Telefon und E-Mail zu allen Themen rund um die Hauptversammlung und unterstützt damit zielgerichtet die IR des Emittenten.

ADEUS bietet im Vorfeld der Hauptversammlung eine schlüsselfertige First-Level-Hotline für Anfragen von Aktionären per Telefon und E-Mail an. Dabei werden Fragen zum allgemeinen Ablauf der Hauptversammlung (Anreise, Verpflegung), zum Anmeldestatus (Eintrittskartenausstellung, Änderungen) sowie zu relevanten Aktienregisterthemen (z.B. Versandadresse) beantwortet. Auch emittentenspezifische Sonderthemen (z.B. Aktiendividende) übernimmt das Hotline-Team gerne und unterstützt so zielgerichtet die IR des Emittenten.

Proxy Solicitation

Mit der Proxy Solicitation Kampagne unterstützt ADEUS aktiv bei der inhaltlichen Vorbereitung der Tagesordnung und bei der Ansprache von Investoren vor und während der Anmeldephase.

Eine erfolgreiche Hauptversammlung ist charakterisiert durch eine möglichst hohe Präsenz, einen reibungslosen Ablauf sowie durch ein positives Abstimmungsergebnis der einzelnen Tagesordnungspunkte.

Diese Ziele verfolgen wir bei ADEUS im Rahmen einer Proxy-Kampagne. Ein erfolgreiches Ergebnis basiert auf regelmäßigem Informationsaustausch zwischen unserem Kunden und unserem Expertenteam. Wir setzen auf effektive Kommunikation und eine gezielte Kontaktaufnahme zu inländischen und ausländischen Investoren, zu Proxy Advisors Aktionärsvereinigungen und Kreditinstituten. Dadurch gelingt es uns schon im Vorfeld der Hauptversammlung, Prognosen bezüglich des Abstimmverhaltens zu den einzelnen Tagesordnungspunkten zu erstellen. Detaillierte Berichte im Laufe der Proxy-Kampagne und im Vorfeld der Hauptversammlung sowie zum Anmeldeschluss und nach der Hauptversammlung bieten eine ideale Informationsbasis und ermöglichen dem Kunden eine gezielte und erfolgreiche interne Kommunikation.

HV-Tag

Am HV-Tag betreut ADEUS die komplette aktienrechtliche Abwicklung sowie den Q&A-Prozess für virtuelle und Präsenzhauptversammlungen.

Für die Präsenzhauptversammlung gehören dazu die Erfassung an den Einlass- und Sonderschaltern sowie die Akkreditierung der Kreditinstitute und Aktionärsvereinigungen einschließlich der Hinterlegung am Bankenschalter. Zur Abstimmung setzt ADEUS Tablets zur elektronischen Stimmerfassung ein. Alternativ können auch Stimmblöcke / Stimmkarten verwendet werden. Die ermittelten Abstimmergebnisse stehen direkt nach Abstimmende in Form von Verkündungstexten für den Versammlungsleiter, Charts für die Einblendung sowie Übersichten zur Veröffentlichung auf der Homepage bereit.

Für virtuelle Hauptversammlungen bietet ADEUS für die Live-Zuschaltung der Redner einen integrierten Workflow an, der die Wortmeldungen der Aktionäre im Online-Service am virtuellen Wortmeldetisch verarbeitet. Der Versammlungsleiter hat zu jedem Zeitpunkt Überblick über die Rednerliste und kann die Redner nach einem Onboarding im virtuellen Warteraum direkt in die Übertragung zuschalten.

Unabhängig vom Format der Hauptversammlung stimmt sich ADEUS im Vorfeld mit allen beteiligten Gewerken ab und legt großen Wert auf eine umfassende Generalprobe, um den Ablauf am HV-Tag mit allen Varianten durchzuspielen.

Frage- und Antwort-Management (Q&A) mit STARiS Q

Der Frage- und Antwortprozess ist ein zentraler Bestandteil der Hauptversammlung – unabhängig vom Format. ADEUS hat für die Organisation des Q&A-Prozesses das System STARiS Q entwickelt. Das browserbasierte System ist direkt auf dem Arbeitsgerät der Experten lauffähig – ohne Einschränkung auch auf mobilen Endgeräten wie Tablets. Der intuitive Workflow bildet den Gesamtprozess von der Frageerfassung (z.B. durch Stenografen), der Zuordnung zu fachlichen Teams durch die Eingangskoordination, der Antworterstellung durch die Experten im Team bis zur Freigabe durch die Ausgangskoordination ab. Die so vorbereiteten Antworten können direkt digital durch die Bühnenmitglieder verlesen werden oder als Ausdruck bereitgestellt werden.

Durch ein flexibles Benutzer- und Rollenmanagement lassen sich spezifische Vorgaben an den Workflow vornehmen, z.B. eine mehrstufige Freigabe in den Teams bzw. in der Ausgangskoordination.

STARiS Q lässt sich an unternehmenseigene KI anbinden, um Antwortvorschläge zu erstellen. Dabei können Vorgaben an das Format der Antwort (z.B. Länge, Ausgabe als Fließtext oder als Aufzählungspunkte) erfolgen. ADEUS bietet auch das vorbereitende KI-Training mit verfügbaren Dokumenten (z.B. Antworten aus vergangenen Hauptversammlungen, Unternehmensinformationen) an.